Comment faire le suivi de ses colis ?

Actuellement, les livraisons et les expéditions de marchandises à l’international sont de plus en plus courantes. Cela a donné naissance à de nouveaux concepts qui facilitent davantage l’envoi et la réception de colis. Parmi ces concepts, il y a le suivi de colis. C’est une option utile et judicieuse qui mérite d’être examinée en détail.

Le parcours de votre colis

Pour vous rendre compte de l’importance du suivi de colis, il faut que vous ayez connaissance des parcours de ce dernier. Vous voulez envoyer un colis au royaume uni pour le compte d’un de vos clients ? Avant d’arriver chez le destinataire, le colis doit suivre plusieurs parcours :

• Votre client effectue sa commande chez vous ;
• Votre équipe prépare l’envoi de marchandises sous forme de colis (emballage, documents commerciaux, bordereau d’envoi, etc.) ;
• La plateforme d’expédition récupère le colis à votre adresse ou à un point relais où vous l’avez déposé ;
• Le colis arrive vers un hub (plateforme) où il est traité, trié et dispatché ;
• Le colis arrive dans l’agence du pays de destination ;
• Le transporteur ou le livreur local assure la livraison au destinataire sur site ou en relais ;
• Le destinataire reçoit enfin sa commande, il peut signer le bon de livraison après vérification du colis sous les yeux du livreur.

Le réseau de la plateforme d’expédition de colis

Pour s’occuper de toutes les opérations relatives à l’acheminement du colis, la plateforme dispose d’un réseau de professionnels spécialisés dans diverses prestations. Grâce à ce réseau, il peut traiter l’expédition de colis rapidement dans les meilleures conditions et à meilleur prix.

Ce réseau d’expédition est constitué de plusieurs points :

• Le point relais où vous déposer le colis et là où la plateforme d’expédition va le récupérer,
• Le hub (point central de la plateforme) où votre colis va être traité et préparé pour l’envoi,
• Le service de déclaration douanière à l’aéroport (marchandise à destination d’un pays hors UE),
• L’agence locale de la plateforme d’expédition (arrivée du colis au pays du destinataire),
• Le transporteur local ou l’entreprise de livraison locale,
• etc.

Le principe du suivi de colis

Les plateformes d’expédition de colis renommées proposent à leurs clients l’option « suivi de colis ». Il s’agit d’un système qui vous permet de localiser le colis au sein du réseau d’expédition à tout moment.

C’est un moyen de suivre et de vérifier l’acheminement de votre marchandise (expéditeur) ou de votre commande (destinataire).

Le numéro de colis, un indispensable du suivi de colis

Pour chaque envoi de colis, la plateforme d’expédition attribue un numéro unique à votre colis. Ce numéro, qui est souvent accolé à un QR code ou un code-barres, figure sur le bordereau d’expédition. Ce numéro fait office de numero de suivi de votre colis.

Pour ce faire :

• Vous entrez sur le site web de la plateforme,
• Puis rendez-vous sur la rubrique « Suivre un colis »,
• Et vous entrez le numéro du colis susmentionné.

Fonctionnement du suivi de colis

Tous les professionnels impliqués dans l’acheminement du colis doivent scanner le numéro du colis et le code-barres ou QR code qui l’accompagne. Chaque fois que le colis change de main, celui qui le prend en charge (courtier, responsable de traitement, transporteur, agent local…) signale son passage via ce scan.

Le scan arrive sur la plateforme qui le traduit en information claire et compréhensible pour l’expéditeur et le destinataire de colis.

Cela peut être par exemple de type :

• Votre colis a été enlevé au point relais à telle date et telle heure,
• Votre colis a été embarqué à bord de l’avion à telle date et à telle heure,
• Votre colis est en cours de livraison à telle date et à telle heure,
• etc.

Les avantages du suivi de colis

Le suivi d’un colis rend l’achat en ligne encore plus intéressant et plus sécurisé. En effet, cette traçabilité du colis rassure le vendeur et l’acheteur contre une éventuelle perte ou un éventuel problème d’expédition du colis.

En effet, grâce à ce procédé simple, le destinataire et l’expéditeur peuvent s’informer à tout moment de l’avancée de l’acheminement du colis. De plus, le suivi peut être accompagné d’informations avisant tout risque de retard de livraison dans les plus brefs délais.

Les avantages du suivi de colis pour l’expéditeur 

Lors de l’envoi d’une marchandise, l’expéditeur (le vendeur) reste l’interlocuteur direct du destinataire (le client). Ce dernier peut contacter en permanence le vendeur pour s’enquérir de la situation de sa commande.

Grâce au suivi de colis, le vendeur peut rassurer son client avec des informations exactes et pertinentes. Par exemple, il peut lui dire que le colis a franchi la douane sans encombre et il est à bord de tel ou tel vol qui a décollé à telle heure.

S’il constate une anomalie, un colis qui ne bouge pas dans l’agence locale par exemple, il peut contacter immédiatement la plateforme. Il peut s’agir entre autres d’un problème d’adresse (effacée ou entachée). Aussi, les deux entités (expéditeur et service d’expédition) trouvent la solution adéquate.

En même temps, l’expéditeur peut informer le destinataire que son colis est arrivé, mais que la livraison est retardée par un problème d’adresse.

Avantage du suivi de colis pour le destinataire 

Grâce au suivi, le destinataire peut savoir si sa commande va être livrée à temps ou non. C’est très important si la marchandise doit être livrée à son client local (le destinataire est un revendeur), ou s’il s’agit d’un objet important pour un événement.

Voilà toutes les informations importantes concernant le suivi de colis. Pour vos prochains envois, envisagez l’utilisation de cette option.